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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第8回のまとめです。
自社発行帳票の電帳法対応、電子配信でお悩みの方、必見です!
今回は、カスタマーサクセスマネージャー「サクセスひでお」が帳票生成～保管～配信業務の自動化をご紹介します。
これまであきらめていた面倒な作業とはもうおさらば!invoiceAgent×SVFで更なる業務効率化を図りましょう!
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
ご存じかとは思いますが電子帳簿保存法に対応するための要件のひとつに「検索機能の確保」、いわゆる「検索要件」がございます。
帳簿の保存に関しては、具体的に以下3つの条件で検索でき、必要に応じて速やかに対象の帳票を取り出せるようにしておくことが必要です。
invoiceAgentではこの検索3項目の情報は以下2つのパターンで取得するのが一般的です。
それぞれのパターンにおいてはこのような課題をよく耳にします。
つまりここでお伝えしたいのは・・・
そこで・・・
帳票生成、電帳法対応保管、配信業務の完全自動化はSVF検索フィールドがカギとなります!
SVFでは上位システム側で持っている電子帳簿保存法検索3項目の情報やinvoiceAgentで自動振り分けの際に使用する情報、ファイルをリネームする際に使用する情報等をPDFに埋め込むことができます。
この埋め込み先がSVF検索フィールドとなります。
今回は請求書の発行担当者がSVFで請求書をPDF出力し、invoiceAgentで電子帳簿保存法対応での保管と取引先へのWeb配信を行います。
業務システムからサーバー上のCSV監視フォルダへCSVが出力される。
そのSVF検索フィールドの情報をもとに請求書PDFはinvoiceAgent上の原本保管フォルダへ自動で振り分けられると同時にそのリンクファイルが配信フォルダにも自動で振り分けられる。
取引先へはメール通知が飛んで、受信者サイトと呼ばれるファイルをやり取りする専用サイトから対象の請求書PDFを確認/ダウンロードできるようになる。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(10分4秒より)
Salesforceの請求オブジェクトからボタン1クリックで請求書PDFがinvoiceAgent内の連携フォルダに出力される。この時出力される請求書PDFにはSVF検索フィールドが埋め込まれている。
そのSVF検索フィールドの情報をもとに請求書PDFはinvoiceAgent上の原本保管フォルダへ自動で振り分けられると同時にそのリンクファイルが配信フォルダにも自動で振り分けられる。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(15分10秒より)
改めて今回の課題を整理します。
必要情報をファイル名から取得するパターン1の場合、invoiceAgentへファイルをアップロードする際に、あらかじめ決められた命名規則に従ってファイル名をリネームする必要があります。
その運用だと、現場の作業負荷が増えて困るという課題がありましたよね。
また、必要情報を文書内からOCR機能で取得するパターン2の場合、invoiceAgentのOCR機能で読み取りきれない情報はinvoiceAgent内で手動入力する必要があります。
これも運用上手間が発生して困りますよね。
さらに、帳票生成、電帳法対応保管、Web配信の業務がそれぞれ分断されていると、その分工数が掛かりますので、これらが自動化されるととても嬉しいですよね。
今回ご紹介したデモの1つ目では、実際に行う作業は一つ。対象のCSVファイルを監視フォルダに配置するだけ。
これだけでWeb配信までを自動化することができましたよね。
デモの2つ目では、こちらも実際に行う作業は一つ。Salesforceの請求オブジェクトからボタンを1クリックするだけ。
これだけでWeb配信までを自動化することができました。
ということで、すべての課題はクリアになり・・・
皆さんも是非、SVFとinvoiceAgentで更なる業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか?
本記事の設定方法等は下記Customer Successサイトの使い始めてみよう・マニュアルをご参照ください。
| invoiceAgentマニュアル:SVF検索フィールドが埋め込まれたPDFファイルをアーカイブして検索する |
また、SVF帳票をinvoiceAgentに連携する方法についてはこちらの記事でもご紹介しております是非参考にしてみてください。
その他にも運用ベースでinvoiceAgentの活用ノウハウをお届けする記事をご用意しております。過去実施したウェビナーのまとめ記事として一覧にしておりますので是非こちらものぞいてみてください!
今後の皆さまの業務の一助となれば幸いです。
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