本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第6回のまとめです。
- 受領帳票や申込書をもとにSalesforceへデータを手入力している。
- それによって目視確認等の人的作業負荷がかかっている。
・・・そんな分断された「紙」・「システム」・「業務」をinvoiceAgentが繋ぎます!
今回はカスタマーサクセスマネージャー「サクセスひでお」がinvoiceAgentのOCR機能×Salesforceで脱・手入力の活用シーンを交えながら、効率的なデータ活用のポイントを解説いたします。
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
第6回テーマ:invoiceAgentのOCR機能×Salesforceの新活用まつり!脱・手入力の活用シーンをご紹介します!
早速ですが、受領した帳票データをSalesforceへ入力する際、このような課題はありませんか?



ポイント解説・デモ
受注業務 その1:見積依頼書受領⇒見積書送付

例えば受注業務の中で取引先から見積依頼書を受け取って、見積書をお送りするというような場面、ありますよね?
担当者によるSalesforceへの直接入力を行っている場合、見積依頼書の情報を目検で確認して、Salesforceの商談オブジェクト等にデータ入力を行って、見積書を作成する、こうした一連の作業が必要ですよね。
受注業務 その2:注文書受領⇒納品書/請求書送付

実はこれと同様の作業、同じ受注業務の中で、注文書を受け取って納品書と請求書をお送りする場面でも発生します。
この時、担当者は「件数が多くなればなるほど入力作業が面倒」「目視確認をしていてもどうしても入力漏れ/ミスが発生」「入力によるタイムラグが生じる」といった課題が出てきます。

そこで今回ご紹介するのが「invoiceAgent Adapter for SalesforceというinvoiceAgentのオプション機能を利用して、invoiceAgentにアップロードした文書のデータを、 Salesforceに書き込む」という業務プロセスです。
デモ➀ 見積依頼書のデータをSalesforceに連携する
注文書の場合も流れは同じですが、ここでは見積依頼書を例にデモを実施します。


- 製品やサービスを受注する企業の担当者は事前に作成しておいたinvoiceAgent内の監視フォルダに見積依頼書をアップロード
- 監視フォルダにアップロードされた見積依頼書は担当者確認用のレビューフォルダへ自動で振り分けられ、この時、文書内の情報をOCRで取得
- と同時にレビューの自動起票が走る
※レビューとはinvoiceAgent内の回覧機能のこと
※OCRで読み取った情報は100%正しいというわけではありませんので、ここで担当者のチェックを入れる - レビューが完了すると、Salesforceの商談オブジェクト内に新しくレコードが追加され、OCRで読み取った情報の中で任意の情報のみ連携される
※デモの様子は、動画をご参照ください。(6分15秒より)
デモ② Salesforceに格納された見積依頼書のデータをもとに見積書を作成してinvoiceAgentへ連携する

せっかく見積依頼書の情報がSalesforceに貯まったのですから、その情報を次の工程である見積書作成に活かしたいですよね?

まだ見積書を作成して、発注側にお送りする作業は残っていますので、業務を分断せずにこの流れで見積書作成も行えると嬉しくないですか?

実は、弊社には「SVF Cloud for Salesforce」というSalesforce上のデータをもとにノンコードで帳票設計ができる帳票生成ツールがございます。

「SVF Cloud for Salesforce」を利用すれば、Salesforce上に貯まった見積依頼のデータをもとに見積書をボタンワンクリックで生成することが可能です。
また、生成された見積書はinvoiceAgentへ同じくボタンワンクリックで連携可能ですので、invoiceAgent内で電帳法に対応したかたちで保管したり、そのまま取引先へ配信することもできます。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(13分6秒より)
まとめ
課題の整理

改めて今回の課題を整理します。
入力作業が面倒という課題がありましたよね。これについてはOCRで入力作業を削減できました。
入力漏れ/ミスが発生する課題についてはレビュー機能で防止できますよね。
さらに入力作業によるタイムラグについてはOCRで取得した情報を簡単にSalesforceへデータ連携がされたのをご確認頂けたかと思います。実際担当者は文書をinvoiceAgentへアップロードして、データチェックをするだけでしたよね。
ということで、すべての課題はすべてクリアになり・・・

今回の課題はすべて無事解決できました~ パチパチ~!!
なんですが、ここで終わらないのがこのウェビナーシリーズです!

次工程である書類作成、今回だと見積書作成をボタンワンクリックで実現し、電子帳簿保存法に対応したかたちで文書保管が可能になります。また、発注側へ見積書を自動で電子配信することもできます。
受注担当者はSalesforce画面でプレビューチェックして、ボタンをクリックするだけでOKというまさにお手軽運用です。
こうした世界観を実現してみるのはいかがでしょうか?
ユースケースのご紹介

1つ目は保険業界のお客様です。手書き保険申込書のデータ入力及び管理をする目的でご利用頂いているケースです。
- 顧客から送られてくる手書き申込書を担当者がinvoiceAgentへアップロードする
- 自動で文書内の情報をOCRで読み取られる
- 担当者チェックを入れる
- 自動でSalesforceの対象オブジェクトに必要な項目が連携され、新規レコードが追加される
Salesforce上にはinvoiceAgentの文書URLも連携されるため、Salesforce内で情報の一元管理が実現できるという事例です。

2つ目は教育・研修業界のお客様です。手書きアンケートのデータ入力及び管理をする目的でご利用頂いているケースです。
- 研修参加者に記載頂いた手書きアンケートを担当者がinvoiceAgentへアップロードする
- 自動で文書内の情報をOCRで読み取られる
- 担当者チェックを入れる
- 自動でSalesforceの対象オブジェクトに必要な項目が連携され、新規レコードが追加される
流れは1つ目のケースと同様ですが、ご利用頂いている業界が違う事例でした。

3つ目は不動産業界のお客様です。店舗での売買契約締結における売買契約書の作成及び管理をする目的でご利用頂いているケースです。
- 顧客から不動産の購入相談があると、店舗担当者はSalesforce上に案件を作成する
- ボタンワンクリックで売買契約書の発行指示をSVF Cloud for Salesforceへ飛ばす
- QRコード付きの売買契約書がファックスまたはメール添付で出力されて顧客に届く
- 顧客は売買契約書を受け取ると捺印の上、店舗担当者へ返送する
- 店舗担当者はその捺印済みの売買契約書をinvoiceAgentへアップロードする
- 自動で文書内のQRコード情報をOCRで読み取られる
- 自動でSalesforceの先ほど店舗担当者が作成した該当の案件に文書URLが連携される
- Salesforce上から捺印済みの売買契約書を確認することができる
QRコードの中に該当の案件IDを情報として保持しているので、正確に該当の案件へ文書URLが連携されるというわけです。
以上、3つのユースケースのご紹介でした。
是非これらのユースケースを参考に、invoiceAgentのOCR機能×Salesforceで更なる業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか?
補足
本記事の設定方法等は下記Customer Successサイトの使い始めてみよう・マニュアルをご参照ください。
また、invoiceAgentへアップロードする方法としては手動アップロード以外にもいくつか方法がございます。皆様の運用に合わせて設計可能ですので、詳細は下記マニュアルを参照下さい。
その他にも運用ベースでinvoiceAgentの活用ノウハウをお届けする記事をご用意しております。過去実施したウェビナーのまとめ記事として一覧にしておりますので是非こちらものぞいてみてください!
今後の皆さまの業務の一助となれば幸いです。