invoiceAgentでは、文書内の情報(OCRでの読み取り)やファイル名から読み取った情報をもとに、フォルダーの自動振り分けや文書の仕分け、ファイル名の変更および検索情報の埋め込みができます。加えて、invoiceAgentでは読み取る情報の加工・変換ができるので様々なパターンに対応が可能です。 

本記事では、読み取った情報の一部を利用する、分割/切り出し機能についてご紹介します。 

 invoiceAgentの加工機能と実用例

実用例を参考に各機能の利用イメージをお伝えできればと思います。

分割機能

区切り文字を指定し、読み取った情報を分割したいときに利用します。

• <実用例>　ファイル名に含まれる情報を「_」で分割し、カスタムプロパティにセットしたい

切り出し機能

読み取った情報から必要な箇所だけ切り出す際に利用します。

• <実用例>　読み取った情報の1文字目から4文字取得し、振り分け先のフォルダーを自動生成したい

その他加工機能

尚、その他加工については別記事をご参照ください。

• 置換/読み替え機能　  :特定の文字を置換(変換)したい　
  

  

  文書から読み取った情報を加工したい～置換/読み替え機能のご紹介～

  https://navi.wingarc.com/product/invoiceagent/17710

  invoiceAgentでは、文書内の情報(OCRでの読み取り)やファイル名から読み取った情報をもとに、フォルダーの自動振り分けや文書の仕分け、ファイル名の変更および検索項目の埋め込みができます。また情報を読み取る際に、必要な部分だけ抜き出したり置き換えなどの加工が行えるので、様々な運用に対応可能です。本記事では、読み取った情報の加工機能のうち、『置換機能』と『読み替え機能』についてご紹介します。  invoiceAgentの加工機能と利用場面一覧invoiceAgentの加工機能はいくつかございます。以下のようなお困り事の場合は、本...

  

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  2024.08.16

• 日付書式変換/年度変換機能　　:日付の形式を変更したい
  

  

  日付データの変換方法とは?検索項目の設定方法をご紹介

  https://navi.wingarc.com/product/invoiceagent/13587#rtoc-5

  和暦、西暦、スラッシュ(/)有無など・・帳票ごとに日付のデータの形式が異なっていませんか?invoiceAgentは様々な日付形式に対応し、統一化して検索項目に設定できます。本記事では、invoiceAgentの日付データの変換方法とよく利用するパターンについて紹介していきます。【前提】電子帳簿保存法では日付による検索が必要2022年1月より施行された電子帳簿保存法では、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの検索機能要件を満たすことが求められます。その為にも、保管するタイミングで「取引年月日」の日付形式を統一し、税務調...

  

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  2023.10.24

• 複数の加工を同時利用する際の注意点　:複数の加工を同時に利用したい
  

  

  文書から読み取った情報を加工したい～【応用編】複数の加工を同時に利用する～

  https://navi.wingarc.com/product/invoiceagent/19459

  invoiceAgentでは、文書内の情報(OCRでの読み取り)やファイル名から読み取った情報をもとに、フォルダの自動振り分けや文書の仕分け、ファイル名の変更および検索項目の埋め込みができます。加えて情報を読み取る際に、必要な部分だけ抜き出したり置き換えなどの加工が行えます。加工は複数組み合わせての利用もできるため、様々な運用に対応可能です。本記事では、複数の加工を同時に利用する際の注意点・利用例についてご紹介します。各加工機能の解説本記事は応用編になります。各加工機能の解説は下記記事をご参照ください。 置換/...

  

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  2024.08.22

   

「分割」　区切り文字を指定し、読み取った情報を分割したい場合 

実用例を参考に設定方法をご案内します。必要なマニュアルは画面下部にまとめておりますのでご参照ください。

実用例:ファイル名から取引先名の情報を取得し、カスタムプロパティに登録 

命名規則が「取引先名_取引金額_取引日付.pdf」のファイルにて「_(半角アンダースコア)」をキーに分割し、1番目にある情報をカスタマープロパティ「取引先名」に登録する場面を想定し説明します。

設定

設定画面

[サーバー環境の設定]-[文書定義の設定]-[Loader設定]-[文書定義タブ]

設定手順

1. フィールド設定画面の[+]をクリックし、フィールド名に「取引先名」と入力する
   
2. [変換]タブを選択し[えんぴつマーク]をクリックする
   
3. 編集タイプ:分割/区切り文字:「_(半角アンダースコア)」を入力/分割した要素:「1」を入力し[OK]をクリックする
   

参考情報

上記手順で設定したフィールドは振り分け設定の際、下記のように対象のカスタムプロパティにマッチングします。

マニュアル

「切り出し」　読み取った情報から必要な箇所だけ切り出したい場合

実用例を参考に設定方法をご案内します。必要なマニュアルは画面下部にまとめておりますのでご参照ください。

実用例:OCRで日付情報を読み取り、「年」フォルダーを自動生成 

OCRで読み取った「2022/04/01」の1文字目から4文字を切り出し、振り分け先のパス指定に利用する場面を想定し説明します。

設定

設定画面

[サーバー環境の設定]-[文書定義の設定]-[Loader設定]-[文書定義タブ]

設定手順

1. OCRフィールド設定にて日付情報をフィールドとして取得する
   
2. [変換]タブを選択し[えんぴつマーク]をクリックする
   

3. 編集タイプ:切り出し/開始位置:1/文字数:4 を入力し[OK]をクリックする
   

上記で設定したフィールドは振り分け設定の際、下記のようにパスへ指定します。

マニュアル

まとめ

ご紹介の通り、文書内もしくはファイル名から取得した情報は幅広く加工・変換が可能です。もし「カスタムプロパティを手入力していた」「振り分け先のフォルダを手動で作成していた」などお心当たりがある方は本機能を活用し運用効率化を叶えられます!みなさまの参考になればうれしいです。