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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第10回のまとめです。
そんなお悩みを抱えている皆さんに朗報です!
invoiceAgentにはメール添付ファイルを自動でアップロードする機能がございます。
今回は、カスタマーサクセスマネージャー「サクセスひでお」が、取引先からメールで届いたファイルを瞬時にinvoiceAgentへアップロードする方法についてご紹介します。
添付ファイルのかんたん管理!アップロード時短テク!──是非ともご覧ください!
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
昨今、電子化の流れが進み、取引先から紙で受け取っていた帳票をメール添付で受け取るというようなケースが増えましたよね?
実際、invoiceAgentを導入しているお客様からはこんなお声をよく耳にします。
たとえば、取引先から送られてくる添付ファイルの管理が煩雑…
ローカル環境、ファイルサーバー、業務システム、クラウド環境、文書管理システムといったように文書の保管先が多岐にわたるとあれ?この帳票はどこに保管すべきなんだっけ?…と迷われることもありますよね。
また、保管された文書を確認する際にも、探すのが結構面倒だったりします。
さらに、毎回手作業でメールに添付されたファイルをダウンロードして、整理して、アップロードするというのも手間がかかりますよね。
そして、このようにファイルの格納作業が面倒だとついつい後でやろうと思って、忘れてしまうといったようなアップロート漏れも発生してしまいますよね。
今回ご案内する「メールに添付されたファイルをinvoiceAgentへアップロードする機能」をご利用いただくには、事前にお使いのメールサーバーとinvoiceAgentとの接続設定を行っていただく必要があります。
日ごろ皆様もOutlookやGmailなどのメールシステムをお使いかと思いますが、ご利用のメールサーバーとinvoiceAgentの接続設定を事前行っておくことで、メール添付ファイルをinvoiceAgentへアップロードすることができるようになります。
次に、受け取るメールアドレスを指定します。
受け取るメールアドレスとは取引先から受信した皆様のご担当者様のメールアドレスのことを指します。
一点ここで注意ポイントとしてはグループメールアドレスではなく、特定の個人メールアドレスを指定する必要があるということです。
グループメールアドレスではinvoiceAgentとの接続設定ができない点ご留意ください。
また、メールサーバー内で独自のセキュリティを敷かれている場合もございますので、事前に貴社内で接続可能かどうかをご確認の上、ご利用ください。
そして、このメール添付ファイルの自動取り込みの運用を実装するにあたって、取引先へお願いすることはたったひとつだけです。
皆さまがinvoiceAgentへアップロードしたいファイルが添付されたメールの宛先、CC、BCCのいずれかに先ほど指定した特定の個人メールアドレスを入れて送ってもらう。これだけです。
これだけで、あとは自動でinvoiceAgentが対象のメールを監視して、添付ファイルをアップロードしてくれるわけです。
事前に登録したメールアドレス宛に取引先から請求書が添付されたメールが届く
invoiceAgentがそのメールを監視して自動で、invoiceAgent内の原本保管フォルダにその請求書をアップロードする
請求担当者がinvoiceAgent内でその格納された請求書を確認する
※デモの様子は、動画をご参照ください。(4分50秒より)
改めて今回の課題を整理します。
これらの課題は「メール添付ファイルの自動アップロード」で解消できることをデモを通じてご覧頂けたと思います。
invoiceAgentでファイルを一元管理でき、ダウンロード→整理→アップロードの工数も削減できそうですよね。
そしてファイルのアップロード漏れも防げそうです。
ということで…
今回の課題はすべて無事解決できました～ パチパチ～!!
なんですが、ここで終わらないのがこのウェビナーシリーズです!
ここからは、いくつかこの「メール添付ファイルの自動アップロード」のユースケースをご紹介しようと思います。
1つ目は、各営業担当者が受け取った請求書を特定のメールアドレスに転送してinvoiceAgentへアップロードするケースです。
これは取引先とのちから関係で特定のメールアドレス宛に送ってもらうよう、お願いできない場合や担当者が各々格納先へアップロードするのに手間が掛かっているような場合に有効です。
2つ目は、QRコードを埋め込んだ返信用注文請書をinvoiceAgentへアップロードするケースです。
自社フォーマットの注文書と注文請書をセットで取引先に送る
署名、捺印してもらった注文請書を送り返してもらう
※この時、あらかじめこの注文請書にQRコードを埋め込んでおく
こうすることで、invoiceAgentへアップロードする際にそのQRコードの情報をOCRで読み取り、特定のフォルダーへの自動振り分けやリネーム、そして特定の条件で検索をかけることが可能になります。
invoiceAgentへアップロードする際、特定のフォルダーへ振り分けたい場合や、ファイルをリネームしたい場合、また特定の条件で検索したい場合に有効な手段です。これにより、電子帳簿保存法にも対応可能です。
3つ目は、自社フォーマットの返信用請求書をinvoiceAgentへアップロードするケースです。
自社フォーマットの請求書を取引先に送る
所定欄に必要事項を記載の上、送り返してもらう
こうすることで、文書内の情報をOCRで取得し、その情報をもとに特定のフォルダーへの自動振り分けやリネーム、そして検索などが可能になります。
ユースケース2と同様invoiceAgentへアップロードする際に特定のフォルダーへ振り分けたい場合や、ファイルをリネームしたい場合、また特定の条件で検索したい場合に有効です。これにより、こちらも電子帳簿保存法への対応が可能です。
以上、3つのユースケースのご紹介でした。皆さんも、ぜひ一度お試しください。
本記事でご紹介した設定方法等は下記マニュアルをご参照ください。
| invoiceAgentマニュアル:メールに添付されているファイルを振り分ける |
特定の差出人のメールアドレスや特定の件名のメールのみ、添付ファイルを取り込み対象とすることも可能です。
是非、状況に合わせてご活用ください。
取引先から受け取る帳票の保管実践例につきましては、以下の記事をご参照ください。
その他にも運用ベースでinvoiceAgentの活用ノウハウをお届けする記事をご用意しております。過去実施したウェビナーのまとめ記事として一覧にしておりますので是非こちらものぞいてみてください!
今後の皆さまの業務の一助となれば幸いです。
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