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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第2回のまとめです。
そんなお悩みをカスタマーサクセスマネージャー「サクセスひでお」が解消する内容となっております。
invoiceAgentには自動的に行う処理がいろいろあります。OCR、ファイルの振り分け、検索項目の登録、通知、配信… このような処理に”PDFの自動分割”を組み合わせると、活用の幅は更に広がります。
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
まずはじめに想像してみてください。こんなことってありませんか?
会社で発行する帳票について、システム側の都合で複数の取引先への請求書が1つのPDFでまとまってしまっていること…。
送付時にはこのように取引先ごとに請求書を分けて送りたいのに、それがシステム側の都合で変えられない。もしくは変えられるけど手間とコストがかかること…。
また、こんなこともありませんか?
取引先から受け取る帳票(受領帳票)について、今度は取引先の都合で複数の営業所に渡る請求書が1つのPDFにまとまって送られてくるケース…。
本来はこういったまとまったPDFを営業所ごとに分けて保管しておきたいけれど、取引先へ「あ、それうちの営業所ごとに分けて送ってください!」なんてなかなか言えないですよね…。
発行帳票、受領帳票それぞれの場面でPDFを分割したいけれど分割できない。やろうとすれば分割できるけれど手間とコストが掛かってしまう。そんなことが日ごろの業務の中であるのではないでしょうか?
ここでは「invoiceAgentでPDFの自動分割を行う」ことによって、「どういったメリットがあるのか」を明らかにしていきます!
具体的な実施内容は下記動画内でご確認ください。
動画内のデモでは、複数の取引先の請求書が1つにまとまっているPDFファイルを、invoiceAgent内に設置した監視フォルダへアップロードすると、自動で取引先ごとにPDFファイルが分割される様子をご紹介します。
重要なのは、”どの単位で分割するか”です。
もちろん取引先名で分割することも可能ですが、システムをうまく利用するなら、取引先のコードで分割することも可能です。皆さまの会社では、取引先のコードはどのような体系になっていますでしょうか?デモでは「T001」と記載されています。この取引先コードを元に分割します。
ここまでが今回のメインのお話なりますが、分割して何が嬉しいのか?invoiceAgent上で、分割された後に何ができるのか説明しますね。
電子帳簿保存法に対応するため、取引先ごとに文書を分けて保存したり、取引先ごとに文書を配信したりできます。
動画内のデモでは、PDFを分割した上で取引先ごとのフォルダに文書を入れて、取引先ごとに自動で配信するところまでを実施しています。具体的な内容は下記のとおりです。
今回のテーマである「invoiceAgentでのPDF自動分割」ですが、世の中にはたくさんのPDF編集ソフトがあります。それらを使ってページを区切って、1つ1つに名前を付けて保存していけば分割すること自体は可能です。
ただ、これが100社分入っていたらどうでしょうか?せめて10社分くらいならできないことはないと思うのですが、100社分ともなるとなかなか大変ですよね。
また、その分割した文書を電子帳簿保存法に対応して保存しないといけないとなると、更にフォルダを作成して、ファイルを保存して、取引先や取引日付、取引金額等の検索項目をセットする必要があります。これもなかなか大変ですよね…。
このような手動での作業が大変なので、今度は分割用のソフトを開発したり、そういったソフトを導入したりして自動化を試みると思うのですが、それはそれでコストが掛かりますよね。
実際に「サクセスひでお」がPDF編集ソフトを使って100件の請求書を分割して、電子帳簿保存法に対応したかたちで保存してみました。
そうするとどれだけの時間とコストが掛かったのか…? 結果は上記スライドの通りです。
このコスト(作業時間)が、invoiceAgentで分割すると分割前のファイルを監視フォルダに入れるだけなので、分割されるまでにかかる時間は3分だけでした。invoiceAgent利用料以外に、分割するのにかかるコストはほとんどありません。
まとめると、100件の請求書を分割して電子帳簿保存法に対応し保管するのに、経費は約1.5万円削減でき、作業時間も約5時間削減することに成功しました。
本日のテーマは「PDF自動分割をinvoiceAgentで実現できるのか?」 でしたが
結論、無事分割できて、コストダウンに繋がりました～!!!!!
電子化やデジタル化は、人が行う処理をいかになくせるかがポイントです!人が入るとどうしてもその過程で1回業務が止まりますし、その人が休んだときはどうするの?という問題が発生します。また、人がやるとなるとどうしても間違いのリスクも高まります。
この機会に是非invoiceAgentでのPDF自動分割を検討してみてください!
その他にも運用ベースでinvoiceAgentの活用ノウハウをお届けする記事をご用意しております。過去実施したウェビナーのまとめ記事として一覧にしておりますので是非こちらものぞいてみてください!
今後の皆さまの業務の一助となれば幸いです。
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