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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第9回のまとめです。
そんなあなたにこそ知ってほしいのが、invoiceAgentの「リンク配信」機能です!
カスタマーサクセスマネージャー「サクセスまゆゆ」が、取引先のログインIDを発行せずに、ラクに届ける&ラクに受け取る方法をご紹介します。
電帳法対応も視野に入れた、電子配信の新しいカタチ──はじめてみませんか?
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
まず“リンク配信”とは、何か。
それはログインIDを発行せずに帳票を送れる、新しい配信の仕組みです。
これまでのように取引先情報を事前登録したり、IDやパスワードを管理したりする必要はありません。
配信時に設定するのは、会社名とメールアドレスだけ。
受け取った取引先側も、届いたメールに記載されたURLをクリックするだけで帳票を確認可能です。
1つ目に行うデモの流れを説明します。
①最初に送信したい帳票をinvoiceAgentにアップロードします。
アップロードしたファイルは、リンク配信用フォルダの「ToSend」というフォルダの中に格納してください。
②invoiceAgent内で対象帳票に会社名とメールアドレスの情報を直接入力します。(宛先情報の設定)
すると、宛先情報が入った対象帳票は自動でSentフォルダに移動します。
③システムから取引先へダウンロードURLが記載されたメールが自動送信 されます。
④ 取引先が帳票をダウンロードすれば完了です。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(3分50秒より)
デモ①では、手入力で会社名とメールアドレスを設定する方法をご覧いただきました。
この方法は、配信数が少ない場合や、テスト運用を始めるときに適した方法です。
他にも CSVファイルや読み替え定義といった、複数文書をまとめて配信する際は便利な方法があります。
「読み替え定義」は、帳票に記載されているコードを、取引先名やメールアドレスに自動で置き換える機能です。
事前に「読み替え定義」を準備しておけば、そこで「お客様コード」と「メールアドレス」を紐づけが可能になります。
たとえば請求書に「11111」というお客様コードがあった場合、このコードをキーにして取引先のメールアドレスを自動でセットできます。
つまり、送信時の手入力は不要。
invoiceAgentが帳票の内容をもとに、正しい相手へ自動で配信してくれるというわけです。これにより、宛先の入力漏れや誤送信などのヒューマンエラーもぐっと減らせますね。
続いて、デモ②の流れをご紹介します。
①請求書をinvoiceAgentのOCR読み込み用フォルダにアップロードします。
②するとOCR処理が動き、自動で帳票内のコードを読み取ります。
読み取ったコードをもとに、読み替え定義を参照して、会社名とメールアドレスを自動で付与します。
宛先情報が入った対象帳票は自動でSentフォルダに移動します。
③システムから取引先へダウンロードURLが記載されたメールが自動送信 されます。
④ 取引先が帳票をダウンロードすれば完了です。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(10分36秒より)
「取引先のID管理が大変」「ログイン案内が面倒」というお悩みの声に対して、
リンク配信を使えば、ログインIDを発行せずに、取引先へ帳票を簡単に届けられました。
取引先のID管理の手間をなくし、案内メールやパスワード説明も不要です。
取引先は、メールに記載されたURLをクリックするだけで帳票を受け取れました。
事前準備が大幅に短縮されるので、バックオフィスの負担もかなり軽減できるでのはないでしょうか。
ちなみに、取引先のメールアドレスを効率的に集めたいというご要望ありませんか?
実は、invoiceAgentには「メールアドレス収集サイト」というものをご用意しております。
これを使えば簡単かつ安全に取引先のメールアドレスを収集できますので、必要に応じてご活用ください。
そしてよくあるお悩み、もうひとつありましたね。「相手が本当に受け取ったか分からない」という点です。
これもリンク配信を使えば、invoiceAgent上で相手の受領確認ができるので安心です。
開封・ダウンロード状態を確認出来るだけでなく、未開封時は、自動でリマインドメールを送ることもできました。
電子帳簿保存法への対応しておりますので、トータルで配信元の運用負担もグッと減りますよね!
改めて、リンク配信の機能が分かったところで、郵送・メール・Web配信との違いを整理していきたいと思います。
ご覧の通り、電子取引は他と比べても、圧倒的にメリットが多いことがわかります。
特に、Web配信と比べても「IDの払い出しが不要」、そして「取引先のログインがいらない」という点が、
リンク配信ならではの魅力ですよね。
ここまでご紹介した、リンク配信機能、「これならうちでも使えそう」「やってみたい!」
そう思っていただけたなら、もうそれが——“ラクに届ける”第一歩!✨
早速 “リンク配信”を実践してみましょう!!
ということで、ここまでで本日の課題は解決なのですが、「実際、どんな業務で活用できるの?」というところ、気になりますよね?
ここからはユースケースをいくつかご覧いただきましょう。
一つ目は、「単発取引」のケースです。
たとえば、普段は取引のないお客様に、突発で請求書を1件だけ送らなければいけない、なんて場面、ありますよね。
こうした場合でもリンク配信なら会社名とメールアドレスを入力するだけ。
そして、1回で複数名に送りたい場合も半角セミコロン区切りでメールアドレスを登録すれば、対応可能です。
つづいてのユースケースは、個人向け通知(BtoC)の場面です。
たとえば、従業員に給与明細や健康診断結果など、人によって中身が異なる文書を安全に届けたいケースもあるのではないでしょうか。
リンク配信は会社名ではなく、『個人名』でも対応できるため、こういったケースにも有効です。
担当者がinvoiceAgentに文書をアップロードし、
帳票に記載されている「担当者名」を取得できれば、読み替え定義等を使って自動でメールアドレスを付与して配信できます。
ダウンロード日時も記録されるため、対象者全員が確認完了するまで、確実にフォローできます。
最後に、社外への一時的な共有のケースです。
たとえば、外部の方への複数担当者が書類を送らないといけないシーン、ありますよね。
こうしたケースも自社サーバーやローカルPCに監視フォルダを設定しておけば、
担当者は『相手先を意識』せず、ファイルを格納するだけ自動でinvoiceAgentからリンク配信されます。
また、100MB以内の大きなファイルでも送信でき、メール添付よりも安全でスムーズ。セキュリティと効率の両面でばっちりですね!!
ということで、3つのユースケースのご紹介でした。みなさんも、ぜひ一度試してみてください!
動画内でお伝えした設定方法等は下記マニュアルをご参照ください。
| invoiceAgentマニュアル:リンク配信設定ガイド |
| invoiceAgentマニュアル:検索方法について |
| invoiceAgentマニュアル:メールアドレス収集サイト |
| invoiceAgentマニュアル:CSVファイルでの会社名・メールアドレス入力方法 |
会社名・メールアドレスの入力方法について、
「手入力」と「読み替え定義」の2つを中心に紹介しましたが、「SVF連携」と「WebAPI連携」といった方法もございます。
SVFは、弊社が提供している帳票市場国内シェアNo.1の帳票生成ツールです。
ノーコードで帳票設計ができるので、さまざまな業種・業務で幅広くご利用いただいております。
SVFを利用すれば、帳票生成時に上位システム(例えば基幹システムや、Salesforceなど)で持っている会社名やメールアドレスの情報をPDFに埋め込めむことができます。
これらの情報が埋め込まれたPDFをinvoiceAgentへ連携すると、電帳法対応の保管・Web配信まで完全自動化が実現します。帳票生成から配信まで全自動化、最大級に楽になりますよね!!
Web APIについては、システム同士をつなぐ、いわば“データの橋渡し”のような仕組みです。
invoiceAgentとAPI連携すると、他システムから会社名・メールアドレスを自動付与できますが、こちらはシステム設計・開発が必要となります。
マニュアル上に、サンプルコードなどもご用意していますので、開発部門の方はぜひチェックしてみてください。
| invoiceAgentマニュアル:文書管理WebAPIリファレンス |
| invoiceAgentマニュアル:WebAPIサンプルコードまとめ |
その他、取引先がスマートフォンで帳票を閲覧したいというご要望もあるかと思います。もし、スマートフォンでのご利用を検討されている方は、個別にご相談ください。
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Ito Mayu
カスタマ―サクセスマネージャーとしてinvoiceAgentの導入支援（オンボーディング）を担当してます。 今年は「challengeを楽しむ！」をモットーに、いろんなことに挑戦していきたい所存です。
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