invoiceAgentでは、カスタムプロパティに検索用のデータを登録することで、対象の帳票を素早く見つけられるようになり、利便性が向上します。

カスタムプロパティに自動でデータを登録する方法には、ファイル名や、OCR(帳票内のデータ読み取り)、Web API があります。これらの方法では、システム側の出力設定変更や帳票レイアウトの調整など、設定変更や開発が必要になる場合があります。しかし、「CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新」を活用すれば、設定変更や開発を行うことなく、検索用の情報をスムーズに登録できます。

この記事では、「CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新」の利用方法と注意点についてご紹介します!

「CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新」機能概要

利用シーン

本機能は以下のような場面で活用できます。

いずれの場合も連携元または別システムにカスタムプロパティとして登録したい検索情報が存在し、ファイル名やOCRでの情報取得、Web APIの開発が難しい場合に効果を発揮します。

自社発行帳票

• ファイル名への情報付与やOCRでの情報取得が難しく、帳票発行元システムで情報を保持している場合
• 帳票発行後に、プロジェクト番号などの検索したい情報が発行される場合
• invoiceAgent電子取引のリンク配信利用時に配信先のメールアドレスを登録する場合

受領帳票

• 別システムに情報を登録している場合
• invoiceAgentに帳票格納後に、プロジェクト番号などの検索したい情報が発行される場合

事前準備～プロパティ更新マスターの設定～

事前に、プロパティの一括更新で利用するCSVファイルのヘッダー項目とプロパティ項目の紐づけおよびキー項目(カスタムプロパティを更新するinvoiceAgent内の帳票を特定する情報)の設定を行います。設定はプロパティ更新マスターで行います。

この設定により、CSVファイルのヘッダー項目は更新対象のプロパティ項目と一致している必要はなく、異なる名称でも紐づけることが可能です。
事前に設定を行うことでCSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新の作業が円滑に実施できるようになります。

マニュアルも合わせてご確認ください。

手順

1. 手動[+]または、CSVのアップロード[CSV←]でCSVヘッダー名を追加

2. 更新する文書を特定するキー項目を選択

3. CSVヘッダー名と対応するプロパティ・カスタムプロパティを設定

注意事項

• 「CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新」で更新可能な項目は下記マニュアルを参照ください。
  　※IDやアーカイブ日時などのシステム情報やファイル名は更新ができません。

• 更新不可の項目をキー項目として指定したい場合は、手順2でキー項目に☑を入れることで、手順3で選択できるようになります。なお、キー項目に指定しないと、該当のプロパティ(ID、アーカイブ日時、ファイル名など)は選択肢として表示されません。
• メイン画面の表示名とプロパティ名が異なるものがあります。
  　メイン画面:名称　→　プロパティ名:ファイル名
• 「ファイル名」と「ファイル名(etrxFileName)」の2つプロパティが存在しますが、
  　実際のファイル名(xxx.pdf等)を指定する場合は「ファイル名」を選択してください。
  　※　「ファイル名」はキー項目として指定しないと選択できません。
  　※　「ファイル名(etrxFileName)」は、ご利用の環境によっては表示されません。

利用方法 ～CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新～

ここから実際に文書のカスタムプロパティの更新を行っていきます。
指定したキー項目について、CSVの値と一致する文章を検索して一括更新を行います。検索対象の範囲については【利用時の注意事項】をご確認ください。

メイン画面にて、下記の手順で実施します。マニュアルも合わせてご確認ください。

手順

1. [CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新]のボタンをクリック
2. CSVファイルの[…]をクリックしてアップロードするCSVファイルを選択
3. [パターン]の項目で『事前準備』で設定したプロパティ更新マスターを選択して[適用]をクリック
   マッピング情報にプロパティ更新マスターの情報が表示されることを確認します。
   なお、プロパティ更新マスターを利用しない場合は、手動でマッピングの情報を設定します。
   また、エンコーディングの項目は使用するCSVファイルの文字コードと合わせてください。
4. [OK]をクリック
   プロパティ更新マスターで設定したキー項目で帳票が検索され、カスタムプロパティが一括更新されます。

【利用時の注意事項】

• メイン画面で選択したフォルダーとそのサブフォルダー内で、指定したキー項目と一致する文書が検索されます。
  [サブフォルダーも含める]の☑を外すと選択しているフォルダー内の文書のみ検索できます。
  上位のフォルダー内の文書は検索できないのでご注意ください。
• CSVファイルの書式には指定があります。下記マニュアルをご確認ください。
  特に日付型のカスタムプロパティ(取引日付)を更新する場合はご注意ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。「CSVファイルでのカスタムプロパティ値の一括更新」を使うことで周辺システムの設定変更や開発をせずにデータを連携することができる可能性があります。変更が難しい場合は、一度利用をご検討ください。