特定の時間にBIダッシュボードの情報を確認したいということはありませんか?MotionBoardではタスク機能を使用して、メール配信をスケジュール実行することができます。MotionBoardでスケジュール機能を持っているため、週次や月次の報告などを自動化することも簡単に作成できます。本記事では、ボード上のチャートを定期的にメール配信する方法について紹介します。

事前準備:メールサーバーの準備

MotionBoardオンプレ版をお使いの方は、SMTPサーバー(メールを送信するためのサーバー)を別途ご用意ください。詳細については下記のマニュアルをご覧ください。

なお、MotionBoard Cloud版についてはメールサーバーの設定は不要です。

配信対象とするメーリングリストの作成

メーリングリストの作成には、1つずつ作成する方法と、複数のメーリングリストを同時に作成する方法があります。

メーリングリストを一つずつ作成する

1.ボードメニューの[管理]-[システム設定]-[通知]-[メーリングリスト]を選択します。

2.[メーリングリスト]画面で、[新規作成]ボタンをクリックします。
3.画面右側の[メーリングリスト名]にメーリングリストの名前を入力します。ここでは「営業部」と入力します。
4.[登録アドレス]に登録するメールアドレスを入力します。メールアドレスを複数登録する場合は、改行で区切ります。
5.[追加]ボタンをクリックします。

複数のメーリングリストを一括で作成する

1.ボードメニューの[管理]-[システム設定]-[通知]-[メーリングリスト]を選択します。
2.[メーリングリスト]画面で、[一括登録]ボタンをクリックします。
3.表示された[一括登録]画面の入力欄に、登録するメーリングリストとメールアドレスを入力します。

メーリングリスト作成の詳細については下記のマニュアルをご覧ください。

スケジュール実行によるタスク設定の作成方法

タスク設定の作成方法について紹介します。配信するファイルによって設定方法が変わります。PDFの場合は「配信設定」、ExcelやPowerPointの場合は「レポート配信設定」よりタスク設定を行います。下記2.の手順で分岐します。

1.[ボード管理]-[タスク設定]を開きます。
2.　PDF配信の場合は[配信設定]タブよりタスク設定を[新規作成]から作成します。ExcelやPowerPointの配信の場合は[レポート配信設定]タブよりタスク設定を作成します。

ここからはPDF配信で紹介しますが、ExcelやPowerPoint配信の場合も同じ流れで設定が可能です。

「基本設定」の設定方法

実行ユーザーを指定します。ドメインを選択して[検索]ボタンをクリックし、ユーザーを選択します。[チャート保存形式]を[PDF]にします。

「配信対象」の設定方法

配信対象のアイテムを指定します。メール配信欄のチェックボックスで配信対象とするアイテムを選択します。

「メール設定」の設定方法

作成したメーリングリストを配信先に設定します。[メール送信]の[実行する]をオンにし、[宛先ML]で作成したメーリングリスト「営業部」を選択します。

「スケジュール」の設定方法

配信のスケジュールを設定します。ここでは、「毎日」の「AM10時」にメールを配信する設定にします。次のように設定をします。