グループ会社単位で運用する場合など、複数のinvoiceAgent文書管理システムを保有している際、ログイン先とは別のinvoiceAgent文書管理内の文書を閲覧・検索したいことがあると思います。
今回は、ログイン先とは別のinvoiceAgent文書管理にもアクセスを実現できる「フェデレーション機能」を紹介します!

フェデレーションとは?

機能説明

フェデレーション機能とは、invoiceAgent 文書管理サーバーを他のinvoiceAgent 文書管理サーバーに接続して、文書を共有し操作するための機能です。

メリット

• 複数のinvoiceAgent文書管理環境間で文書を共有(閲覧・コピーなど)ができる
• invoiceAgent文書管理環境自体はわかれているため、環境ごとに権限設定(ユーザー・アクセス権など)ができる

できることの詳細は下記のマニュアルを参照ください。

設定の流れ

フェデレーション機能で接続を行うためには、共有元で「フェデレーション機能の認証用ユーザー」を作成し、共有先ではこのユーザーを介して共有元に接続するための設定を行います。
共有元・先の表現ですとイメージがつきづらいと思いますので、下記のシナリオを元に実現方法を説明します。

本記事での設定シナリオ

グループ会社(共有元)のinvoiceAgent文書管理内のフォルダー内の文書について、本社の環境(共有先)から検索・ダウンロードをできるようにします。

設定の流れとしては、まずグループ会社のinvoiceAgent側で本社の環境へ共有するための設定を行い、その後、本社のinvoiceAgent側でグループ会社の環境へ接続するための設定を行います。

手順1　グループ会社(共有元)のinvoiceAgent文書管理の設定

フェデレーション機能の認証用のグループ・ロールと、ユーザーを作成します。
ロールには、フェデレーション接続用の権限と、検索・ダウンロードの権限を付与します。

ロール設定

フェデレーションユーザーとして必要な権限と、本社invoiceAgent側に許可する操作の権限を付与したロールを作成します。

グループ設定

フェデレーション用のグループを作成し、先の手順で作成したロールを紐づけます。

ユーザー設定

フェデレーション用のユーザーを作成し、先の手順で作成したグループに所属させます。

共有するフォルダーへのアクセス権限設定

本社のinvoiceAgentでは、グループ会社側で許可した範囲の操作が可能です。
ここでは、共有するフォルダーに対して、フェデレーションユーザーへの操作許可設定を行います。

<本社からアクセス許可するフォルダーに、フェデレーションユーザー(グループ)を設定>

<フェデレーションユーザーに許可する操作を設定>

手順2　本社(共有先)のinvoiceAgent文書管理の設定

本社のinvoiceAgentからグループ会社の環境へフェデレーション接続設定を行います。接続には、手順1でグループ会社のinvoiceAgentで作成したフェデレーション接続用のユーザーを使用します。
また、接続設定をしただけだと管理者ユーザーしか共有フォルダーへのアクセスができないため、本社の一般ユーザー・グループに対するアクセス許可設定も行います。

フェデレーション接続設定

フォルダーのアクセス権限設定

動作確認

手順1・2の設定により、本社のinvoiceAgentでグループ会社の環境から共有されたフォルダー内の文書について検索・ダウンロードができる状態になっています。実際に動作確認をしてみましょう。

検索に関する動作確認

ダウンロードに関する動作確認

先ほどの手順で検索したファイルのダウンロードを行います。

最後に

フェデレーション機能についていかがでしたでしょうか?
もしかしたら設定手順が多く大変そう、、と思われるかもしれませんが、一度設定してしまえば複数のinvoiceAgent間で文書の共有を円滑できますので、是非設定をお試しください。
なお、複数の環境を所有していなくても、自環境に対してフェデレーション接続して動作確認もできるため、簡易的な動作確認であれば可能です。もし、事前に確認したい場合は活用ください。