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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第1回のまとめです。
「請求書を取引先へ電子配信する」ことによって、「どれだけのコスト削減に繋がるのか」を実際のお客様事例をもとにそのリアルをカスタマーサクセスマネージャー「サクセスひでお」がお届けします。
これをご覧いただければ、電子配信による具体的なコスト削減のイメージがつかめます!
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
最近、請求書は紙で受け取りますか?だんだん電子で受け取る機会なんかも増えてきてるのではないでしょうか?電子で文書を送ったり、受け取ったりするとコストダウンに繋がると言われていますが、実際のところはどうなんでしょうかね…。
ここでは「請求書を取引先へ電子配信する」ことによって、「どれだけのコスト削減に繋がるのか」を明らかにしていきます!
上記は実際のお客様の一例ですが、毎月1,000件の請求書を郵送するのに183,000円も掛かっています。皆さまはどれくらい送られていますでしょうか?このお客様だと毎月1,000件で183,000円、年間にすると2,196,000円。結構な金額ですよね。
では何にこれだけのお金がかかるんでしょうか?
内訳として、まずは郵送するのでもちろん用紙代が掛かります。そしてその用紙に印刷する印刷費、印刷したものを入れる封筒代、その封筒を郵送するのにかかる郵送費、最後にこれらの作業をするのにかかる人件費。以上が郵送を実施する上で必要な費用の内訳になります。
もちろん、この表はあるお客様の一例に過ぎませんので、皆さまの状況によって項目の変動はあるでしょう。特に郵送費については、2024年10月1日から定形の郵便封書が現在の84円から110円に値上げとなっており、さらにコストが掛かります。
動画内では下記の流れでデモを行っています。気になった方は是非動画をご確認ください。(5分00秒より)
Web配信の流れは下記の通りです。
①アップロード:配信元の担当者が自社で発行した請求書ファイルを配信フォルダにアップロード
②メール通知 :取引先の担当者へメールで通知
③ログイン :取引先の担当者は「受信者サイト」という専用のサイトへログイン
④ダウンロード:対象の請求書ファイルをダウンロード
Web配信時の押さえておきたいポイントを纏めておきます。
ポイント① 取引先を管理するコードが必要です。これはファイル名や文書内OCRで取得可能です。
ポイント② 取引先担当者のメールアドレスが必要です。こちらはアドレス収集のための専用サイトをご用意しておりますので効率的に収集可能です。
ポイント③ 事前に取引先へ「このような運用を実施しますよ」という通知・確認が必要です。
「取引先から運用変更が本当に受け入れられるのか不安だ」というお声も良く聞きますが、最近ではWeb配信を望む取引先も多くて、中には「当初3割ほどの賛同で見込んでいたところ、蓋を開けると9割以上の取引先からの賛同を得られた」という事例もございます。
なので電子配信はここ最近では追い風になってきていることは、間違いないので安心して対応ください!
Web受領の流れは下記の通りです。受領時もWeb配信時と同様に取引先を管理するコードが必要になります。
また通知に関しては配信元担当者へ通知しますので、通知先の登録を事前に行います。
⑤アップロード:取引先の担当者が請求書ファイルをアップロード
⑥メール通知 :配信元の担当者へメールで通知
⑦ダウンロード:対象の請求書ファイルをinvoiceAgentからダウンロード
毎月1,000件の請求書を郵送して、月間約18.3万円のコストが掛かっていた先ほどのお客様ですがinvoiceAgentでのWeb配信により一体幾らのコスト削減に繋がったのか…?これがリアルな結果です。
月間約15万円の経費削減が成功しました。作業時間も月間で87%も削減できています。年間で計算すると180万円のコスト削減ですね。
結構インパクトは大きいですよね。1件に掛かる金額は少なくても、送付する枚数が多くなればこれだけのコスト削減に繋がります。
本日のテーマは「本当に請求書をWeb配信するとコストダウンに繋がるの?」 でしたが
結論、コストダウンに繋がりました～!!
是非この機会にinvoiceAgentでのWeb配信を検討してみてください!
その他にも運用ベースでinvoiceAgentの活用ノウハウをお届けする記事をご用意しております。過去実施したウェビナーのまとめ記事として一覧にしておりますので是非こちらものぞいてみてください!
今後の皆さまの業務の一助となれば幸いです。
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