郵送からWeb配信へ切り替えた場合、文章が配信されたのか、配信先が文書をダウンロードしたのか(確認したのか)などが気になりますよね。検索機能を駆使することで前述のようなWeb配信の運用で気になる情報を確認することが可能です!!

この記事では、invoiceAgentにおける受信者サイトを利用したWeb配信の運用に役立つ検索条件をご紹介します。ご紹介した検索条件を保存しておくことで、いつでも確認情報を素早く確認することができます。
　※invoiceAgentでWeb配信を行うには、invoiceAgent 電子取引のご契約が必要です。
　※検索はinvoiceAgent 文書管理の機能です。

検索条件の指定方法

最初に検索条件の指定方法についてご説明します。

1.検索画面の表示

invoiceAgentのメイン画面で、ツールバーの[検索]をクリックします。

2.検索対象フォルダーの指定

検索対象のフォルダーを指定します。

[検索対象のフォルダー]内の「フォルダーを指定」をクリックします。

Web配信の文書を検索するため、[フォルダーを指定]右側の「…」をクリックし、 「/SVFTransPrint」 を指定します。

3.詳細条件の指定

検索する詳細条件を指定します。

運用で役立つおすすめの条件を次項でご紹介します。

運用で役立つおすすめの検索条件

次に検索で指定する詳細条件に付いてご紹介します。

配信済みの文書

アーカイブした文書がいつ配信されたのかを検索します。

[プロパティ検索]から下記項目を選択し、下記条件で検索します。

• STP配信済み:チェック有
• STP配信日時:日時を入力

未配信の文書

配信されていない文書を検索します。

[プロパティ検索]から下記項目を選択し、下記条件で検索します。

• STP配信済み:チェック無

(配信先が)未ダウンロードの文書

配信済みであるが、配信先が1度もダウンロードをしていない文書を検索します。
重要な文書の配信時など、配信先へダウンロードを促したい際などに利用します。

[プロパティ検索]から下記項目を選択し、下記条件で検索します。

• STPダウンロード回数:”0～0”で指定
• STP配信済み:チェック有

未セットアップのフォルダ

配信漏れ防止の検索です。“クラウド環境の設定　ー　配信先管理“にてセットアップ実施後に作成されたフォルダ以外のフォルダを検索します。セットアップ以外(手動作成/invoiceAgentの振り分けによる自動作成)で作成されたフォルダの場合、配信が実行されないため未配信のままとなってしまいます。

[プロパティ検索]から下記項目を選択し、下記条件で検索します。加えて、検索対象のフォルダーの指定で[サブフォルダーも検索]のチェックを外してください。

• STP会社名:[値なし]をチェック有
• サブフォルダーも検索:チェック無

(配信先から)アップロードされた文書

配信先が受信者サイトでアップロードした文書を検索します。
※配信先がアップロードするためには、“クラウド環境の設定　ー　配信設定“で「配信+アップロード」または「アップロード」で設定したフォルダを作成する必要があります。

[プロパティ検索]から下記項目を選択し、下記条件で検索します。

• STPアップロードファイル:チェック有
• STP配信日時:日時を入力

検索条件の保存方法|検索ショートカットバー

これまでご紹介した検索設定を保存することで、メイン画面の検索ショートカットバーから素早く検索を行うことができ、日々の運用負荷を下げることができます!
設定した本人だけが見れる個人検索条件とグループで共有が可能な共通検索条件が利用可能です。

手順については、invoiceAgent 文書管理のマニュアルのシナリオで学ぶ機能活用をご確認ください。
　※シナリオ2の共有検索条件の設定を実施する際、”S2-2　③グループを選択する”の設定を忘れやすいのでご注意ください。
　※検索はinvoiceAgent 文書管理の機能です。

設定方法

シナリオ1 検索条件を保存する(個人検索条件)

https://cs.wingarc.com/manual/ia/cloud/ja/1479959.html

シナリオ2 検索条件を共有する(共通検索条件)

https://cs.wingarc.com/manual/ia/cloud/ja/1480260.html

【補足】検索ショートカットバーのクリック時に検索項目の値(日付の範囲等)を指定する方法

検索の都度、日時や金額など指定する値を変更したい項目について、[実行時の指定]の「チェック:有」の状態で検索条件を登録することで検索実行時に値を入力できます。

まとめ

Web配信の運用で役立つ検索設定を紹介しました。詳細条件の組み合わせで様々な検索ができるため、ぜひ日々の運用でお試しください。