CSVやExcelをデータとして扱いたいけど、「共有」や「ボード専用」がありどちらを使えばよいかわからない・・・と迷ったことはありませんか?
本記事では「共有アイテム」と「ボード専用アイテム」の違いとそれぞれの使いどころを解説します。

「共有アイテム」と「ボード専用アイテム」

MotionBoardでは、グラフ、データソースなどの「アイテム」は2種類に分類できます。
それが「共有アイテム」と「ボード専用アイテム」です。

この違いを正しく理解していないと、「他のダッシュボードに影響が出た」といったトラブルの原因になります。
特にCSV/Excelファイルを使ったデータソース周りは実務でも問い合わせが多い領域です。

「共有アイテム」はダッシュボード編集状態で画面右上の[管理] > [共有アイテム管理]から設定画面にアクセスできます。

「ボード専用アイテム」はダッシュボード編集状態で画面左下の[ボード管理] から設定画面にアクセスできます。

共有アイテムとは

共有アイテムは、複数のダッシュボードで共通利用できるアイテムで再利用性に優れています。

メリット

• 変更をすると共有アイテムを参照している全ダッシュボードに反映されるため、メンテナンス負荷が小さい
• テンプレート化や標準化に向く

デメリット

• 変更を行った際に、意図せず他のダッシュボードに影響を及ぼすことがある

ボード専用アイテムとは

ボード専用アイテムは、そのダッシュボード内だけで使用できるアイテムです。
そのためほかのダッシュボードには影響を与えません。
また、ダッシュボード定義をエクスポートしたとき、ボード専用アイテムが定義ファイル内に内包されます。
そのため別環境への移行がしやすい点も特徴です。

メリット

• 他のダッシュボードに影響しないため試作や一時的な用途に向いている
• ダッシュボード定義の移行がしやすい

デメリット

• 変更を行う際はダッシュボードごとの対応が必要になるため、メンテナンスの手間が増える可能性がある

CSV/Excelにも「共有」と「ボード専用」がある

MotionBoardでは、CSVやExcelファイルを元にデータソースを作成できますが、
このときも「共有CSV/Excel」と「ボード専用CSV/Excel」に分かれます。

例えば手元のExcelファイルが更新されたら参照している全ダッシュボードへ自動反映させたい、というような場合はMotionBoard Agent+共有Excelを使用した設計がおすすめです。

MotionBoard Agentを活用した運用については以下の記事をご参照ください。

ExcelやCSVデータをMotionBoardへ自動でアップロードする方法(MotionBoard Agent編)

🕒️2018/12/26

売上管理をExcelで行っていた時などに自分のPC上のExcelを直接更新・保存するだけで、MotioBoard上のチャート(グラフなど)が自動的に更新されるとしたら便利だと思いませんか?MotionBoardでは、ファイルをサーバーに送信する場合「MotionBoard Agent」を利用する方法と「WebAPI」を利用する方法があります。今回は「MotionBoard Agent」を使って簡単にデータをサーバーへ送信する方法を紹介します。MotionBoard Agentの使用方法1.ローカルのMotionBoard Agentアプリケーションを起動し、接続先のMotonBoardサーバーにログインします。(...

WingArc TECH BLOG

共有CSV/Excel×ボード専用データソースの組み合わせ

共有CSV/Excelをデータの更新元として使用しながら、
そのファイルを参照するデータソース自体はボード専用アイテムとして定義するケースも、実務では多く見られます。

このパターンのメリットは、データの一元管理(共有CSV/Excel)と、ダッシュボードごとの独立性(ボード専用データソース)を両立できる点です。

たとえば、「部署ごとに異なるダッシュボードを作成したいが、全体では同じExcelファイルを参照したい」というときに有効です。
こうした設計なら共有ファイルを更新するだけで複数のダッシュボードに更新内容を反映しつつ、ダッシュボード側の表示やロジックは独立して管理できます。

「共有アイテム」と「ボード専用アイテム」の考え方を組み合わせることで、より柔軟な設計が可能になります。

データ更新したいなら「共有CSV」

CSVファイルを元にしたデータソースに対して、
INSERT/UPDATE/DELETEなどのデータ更新を行いたい場合は、共有CSVとして定義する必要があります。

ただし、Excelファイルを元にしたデータソースでは、共有・ボード専用問わず更新処理はできません。

まとめ

MotionBoardでは、アイテムやデータソースの「定義場所」が重要です。
設計の初期段階で「これは共有すべきか?」「更新が必要か?」を明確にしておくことが、後のトラブル防止につながります。

特にCSVとExcelでは、更新処理の可否に違いがある点は見落とされがちです。
目的に合った定義と使い分けで、より安定したMotionBoard運用を目指していきましょう!