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本記事は、「業務を変える動画たち」シリーズとして実施したウェビナー第5回のまとめです。
・・・その作業をもっと楽にしませんか?
カスタマーサクセスマネージャー「サクセスまゆゆ」が、ワークフローと invoiceAgent の連携を活用し、作業効率が向上するのかを検証しました。その結果をTECHBLOGでお届けします!
▼ウェビナーのアーカイブ動画はこちら
例えば、経費申請などを行う場合、申請→上司承認→経理確認→保管といった一連の作業が一般的ですが、実際にどれくらいの時間がかかっているか、皆さんご存知ですか?
普段、あまり意識してないですよね。
そこで、申請書を作成してから承認・保管に至るまでの作業を事前に検証してみました。
検証したプロセスがこちらです。
検証の結果、紙の回覧プロセスに係った時間は約19時間!!
非常に長いと感じませんか?
でもこれ実は頑張った方で…公表されているアンケートによると、承認までの平均日数について、約50%の企業が3日以上かかると答えています。
皆さんの会社ではいかがでしょうか?こんなに時間がかかる作業をどうにか改善したいですよね。
この現実を打開できる有効な手段の一つが『ワークフローシステム』です!
記載された製品以外にも多くのワークフローシステムがございますので皆様の会社でも、すでに導入済みかもしれません。
では、先ほど事前検証した文書の承認プロセスを、ワークフローシステムに置き換えてみたらどうなるのでしょうか!?
先ほど紙の書類を回覧していた流れのうち、
申請～経理確認の部分をワークフロー:AgileWorksを利用して検証してみます。
経理承認までにかかる時間を計測しながら行ったデモについては下記をご参照ください。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(4分32秒より)
デモでご覧頂きました通り、外出不在や、社内便による待ち時間が大幅に短縮されました。
上記の通り、申請～経理承認までの時間が45分で、従来の保管作業30分を合わせると、全体で75分となります。元の時間から比較すると約17時間半の削減!!! しかし・・・・
経理の方の不満は、まさに『保管』に関わる作業ですよね!?
申請情報を電帳法用にデータ入力する作業や所定のルールに従ってキャビネットに保管する作業はワークフローシステムを導入しただけでは、改善されていないんですよね・・。
改めて待ち時間と作業時間に分けて確認してみましょう。
まず待ち時間。従来17時間30分かかっていましたが、ワークフローシステムを導入して、17時間も削減。
ですが、一方で、作業時間を整理すると従来、1時間20分かかっていましたが、ワークフロー導入でも45分かかるので、削減時間は35分です。
この時間のうち、経理保管の時間がまるで変っていない!この作業を1日に何回もやることを考えたらしんどいですよね・・・
なのでこの課題をぜひinvoiceAgentで、解決していきましょう!
2つ目のデモでは、経理承認以降の文書の保管部分をinvoiceAgentに置き換えてみたいと思います!
申請部分は、先ほどデモ①でご覧いただいたので、ワークフロー処理の最終承認後から保管の流れの部分を検証していきます。
時間を計測しながら行ったデモについては下記をご参照ください。
※デモの様子は、動画をご参照ください。(13分58秒より)
デモでご覧いただきましたとおり、保管作業の時間が、ワークフローとinvoice Agentを連携することで
保管作業が、invoiceAgentへのリンクをぽちっとし確認すれば完了!なので、多く見積もっても1分程度で完了するようになりました。
ここまで行ってた検証結果を纏めました。
待ち時間は、デモ①でご覧頂いた通り、17時間削減しました。
作業時間は、元々1時間20分でしたが、invoiceAgentを活用するにより16分になり1時間4分も削減に成功しました!
この右側の作業時間は紙回覧に比べて5分の1に削減できているので、作業効率が400%もアップしています!!これで経理の方のストレス軽減にも貢献できましたね。
ここまでのinvoiceAgent × ワークフローの流れについて、今回はワークフローシステム「AgileWorks」を例に行いました。
システム上で申請・承認された書類やデータは、invoiceAgentに自動的に保存され、タイムスタンプが付与されることをご確認いただきましたね。
加えて、Web API を活用することで、invoiceAgentから会計システムへのデータ連携することも可能なので、一連の業務をシームレスに対応できます。
改めて紙の書類を回覧する際、「承認が遅い」それにより「モチベーションが上がらない」といった現場の課題がありました。
しかし、これらの課題は、ワークフローシステムを活用することで解決できました!
ペーパレス化することで今までストレスだった煩雑な作業から解放され、リモートで承認可能になり、待ち時間が削減しましたね。
さらに、タスクの可視化もできるので、今まで発生していた書類の紛失のリスクも低減できます。
次の課題は「データの入力作業」でしたね。
経理担当者は膨大な入力業務に追われ、電帳法やインボイス制度対応で確認項目が増えたことに悩まされていました。
こうした課題は invoiceAgent で解決です!二重入力をなくし、帳票保存を自動化することで、入力業務にかかる手間を省け、申請内容がそのままinvoiceAgentへデータ反映するので、意識することなく電帳法やインボイス制度に対応できます。
では、invoiceAgentとワークフローの活用メリット を振り返ります。
紙の書類に縛られず、ペーパーレス化が進むことで業務がスムーズになり、ワークフローの可視化によって「誰が何のタスクを担当し、承認が進んでいるのか」を記録で辿れるようになりました。
さらに、ワークフローとinvoiceAgentはユーザー管理が可能なので、セキュリティ面も安心です。
またinvoiceAgentで、法対応もスムーズに進められ、今後、他システムとの連携などさらなる業務効率化も期待できます。
ここまでは現場目線でのメリットをお伝えしましたが、最後に、経営課題の視点からお伝えいたします。
現場課題の解決は「コスト削減」「DX推進」「ガバナンス強化」 という企業で良く挙げられる経営課題の解決にもつながります。
まずは コスト削減 。invoiceAgentとワークフローを導入すると、ペーパーレス化が進み、印刷代や郵送費が減ります。また手作業が減ることで、人件費も削減できます。さらに削減できた時間は、より付加価値の高い業務に使うことができるので、人材も有効活用できます。
次に DX推進 。デジタル化によって、業務プロセスが可視化され、誰が何をしているか、進捗はどうなっているかが一目で分かります。これで業務改善しやすい環境を構築します。
最後に ガバナンス強化 。invoiceAgentとワークフローシステムは、内部統制とコンプライアンスを強化します。証憑(しょうひょう)書類を保管し、承認プロセスの記録することで、不正リスクを低減できます。”
このように、invoiceAgentとワークフローシステムの連携は、経営課題の解決に直結することご理解頂けたら幸いです。
この機会に業務改善をぜひご検討ください。
本記事の設定方法等は下記Customer Successサイトの使い始めてみよう・マニュアルをご参照ください。
| invoiceAgentマニュアル:使い始めてみよう ワークフローとつなぐ |
| invoiceAgentマニュアル:AgileWorksと連携する |
| invoiceAgentマニュアル:intra-martと連携する |
| invoiceAgentマニュアル:X-point Cloudと連携する |
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Ito Mayu
カスタマ―サクセスマネージャーとしてinvoiceAgentの導入支援（オンボーディング）を担当してます。 今年は「challengeを楽しむ！」をモットーに、いろんなことに挑戦していきたい所存です。
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