文書改ざんを防ぐ!タイムスタンプ(時刻認証)で真実性を確保しよう

文書の改ざん防止や真実性確保のために、タイムスタンプの設定方法を正しく理解して使いたいですよね。
タイムスタンプ付与における設定方法のポイントを押さえれば、着実に機能を利活用いただけます。
当記事ではinvoiceAgentのタイムスタンプ付与の設定方法のポイントについて紹介していきます。

そもそもタイムスタンプとは何か?

タイムスタンプとは、電子文書などの電子データが作成された日時を記録し、証明するための技術のことを指しており、「時刻認証」と表記・呼称されることもあります。

invoiceAgentでは、時刻承認業務認定事業者( TSA )(※)であるセイコーソリューションズ社のタイムスタンプを利用しています。
(※)時刻承認業務認定事業者( TSA )
　　一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たしている時刻認証業務事業者

文書のタイムスタンプを確認することで、「存在証明」と「非改ざん証明」の役割を果たすことができます。
詳しい内容については以下『電帳ナビ』の記事を参照ください。

▼【電帳ナビ】タイムスタンプとは?意味や必要性、導入事例をご紹介!

まずは、invoiceAgent 文書管理からタイムスタンプサービスへの接続を設定しましょう。

タイムスタンプを接続するには事前にタイムスタンプのオプションライセンスが契約されていることが前提です。

納品時のメールにタイムスタンプオプションのユーザー・パスワードが記載されている旨を確認してください。

　件名: 【ウイングアーク1st】invoiceAgent 文書管理サービス開始のご案内
　　　　【パスワード】【ウイングアーク1st】invoiceAgent 文書管理サービス開始のご案内　

環境設定にて、ユーザー・パスワード・メールアドレスの入力を行います。

環境設定にて、必要な内容をチェック(設定)します。

　　　タイムスタンプは有効期限10年の設定になっています。
　　　繰越欠損金を見込んで10年以上保存が必要な場合、
　　　タイムスタンプの有効期限を超えても利用できるよう、チェック(延長)が必要です。
　　　※　日数は有効期限までの日数が何日になったら延長するかを指定します。

[外部でタイムスタンプを付与されたPDFもタイムスタンプの検証に含める]
invoiceAgent外(セイコーソリューションズ社以外)でタイムスタンプを付与されたPDFも
タイムスタンプの一括検証ができます。必要な場合はチェックが必要です。
タイムスタンプのステータスが「付与失敗」のPDFも検証する
タイムスタンプが「付与失敗」となった文書も、invoiceAgent 文書管理で検証可能なタイムスタンプが付与されていないかどうか、あらためて検証の対象とするかどうかを指定します。タイムスタンプのステータスが「付与失敗」となった文書も検証の対象とする場合はチェックが必要です。

タイムスタンプのステータス「付与失敗」の対象ファイルについては下記を参照ください。

文書を無加工ダウンロードしてAcrobat Readerで開くと、付与されたタイムスタンプ(署名)を確認できます。
タイムスタンプの一括検証の方法については下記マニュアルを参照ください。

タイムスタンプサービスへの接続が設定できたら、文書が保管される際にタイムスタンプが付与されるように設定を行いましょう。
タイムスタンプを付与する設定は、①文書定義と②フォルダーの2通りございます。

文書定義を指定して、アーカイブした文書にタイムスタンプを付与する設定になります。
設定方法に関しては、下記マニュアルを参照ください。

文書定義を指定せずに、指定のフォルダーにアーカイブした文書にタイムスタンプを付与する設定になります。
設定方法に関しては、下記マニュアルを参照ください。

当記事で、タイムスタンプの設定方法についての疑問は解消されましたでしょうか?
文書の改ざん防止や真実性確保はinvoiceAgentで設定することで着実に対応できます。ぜひ参考にしてみてください。