VA作成で失敗しないための重要な注意点とコツ

はじめに
1. 意識してほしいこと
設計段階の注意
1. VAの仕様を明確にしよう
2. 分かりやすいVAを目指そう
作成段階の注意
1. 設定値が想定通りか確認しよう
2. スモールステップからはじめよう
運用前段階での注意点
1. 情報公開範囲は適切にしよう
まとめ

はじめに

本記事では、dejirenでVA(バーチャルアシスタント)を作成する際の注意点をまとめております。
dejirenでVAを初めて作成する方、VAを作ってはいるけれど本当にこれで良いのかと疑問をお持ちの方は是非ご参考にしてください。

意識してほしいこと

VAはプログラムを用いず、ノーコードで作成できます。
しかし、手順書編集画面を開いて、いい感じのVAを即作成!　といったことは熟練者でも困難です。
ツールを作るという特性上、仕様を考える→試作→うまくいくまでテストを繰り返すということは、プログラムと同様どうしても発生します。
作成までの負担が軽減する注意点を記載しますので、ご参考ください。

設計段階の注意

VAの仕様を明確にしよう

業務で利用するVAを作る場合、VA作成前に仕様を明確にしてください。
まず、下記を具体的に意識してください。

明確にすべき項目

目的は何か
いつ使うのか
利用期間(一時的なものか長期的なものか)頻度はどれくらいか
利用者は誰か
何をするのか(連携先は何か、何のデータを使うのか、データをどうするのか)

上記を決める場合、5W1Hを利用するのも有益です。
これらの情報をVA上に残したい場合は、VAのプロフィール画面で、自己紹介欄に記載できます。
仕様書を別途準備していない場合、こちらに内容を記載することでレビュー、利用者への説明、完成後の棚卸で参照することができます。

【VAのプロフィール画面】

手順書管理画面の[VA名]をクリックします。
VAのプロフィール画面が表示されます。[自己紹介]に必要な内容を記載してください。

分かりやすいVAを目指そう

様々な機能を一つに包括したVAは一見便利に見えますが、下記のようなデメリットがあります。

何をするVAかぱっと見で分からない
手順書編集画面を開くときに時間がかかる
手順書編集画面がごちゃごちゃして見づらい
エラーになった時に、どこが問題なのか気づきにくい

VAは業務向けの処理を行います。業務向けとはつまり、レビュー、利用者への説明、棚卸等、VA作成者以外の方が関わる機会があるということです。
また、利用頻度の高い便利なVAであるほど、使い続けるために修正を行います。過去の自分が作成したと思われる(覚えていない)VAを修正する場合もあります。

上記のデメリットを防ぐために、できる限り分かりやすくシンプルなVAを目指してください。
作成に慣れるまでは特に意識してください。

悪い例をあげます。複数の全く異なる処理を1つのVAで行うこと(例:総務部の全申請処理を一つのVAで賄う)は、VAの複雑化に繋がりますので、控えてください。

【悪い例】分岐を利用して申請処理を分ける

もし。1つのルームで全く異なる処理を行いたい場合は、VAアクションボタンを設定したVAをルームに参加させてください。

【良い例】VAアクションボタンで申請処理を分ける

きっかけ「チャットに投稿したとき」で[VAアクション]にチェックを入れてください。
VAアクションボタンを設定したVAをルームに参加させます。
このように表示されます。

作成段階の注意

設定値が想定通りか確認しよう

作成中は完成品のようなシンプルなVAである必要はありません。特に、ブロックの入力値、出力値、変数は想定通りなのかを常に確認する必要があります。
dejirenではこれらの値をチャット送信で出力できます。ログには基本的に出力されません。チャット送信で都度、自分の扱いたい値は今どの状況なのかを確認してください。
この結果は案外、思った値と違うかもしれません。これにより、不具合がどこに出ているのかが明確になり、ご自身で解決できる可能性が高まります。
※作成中に利用したチャット送信ブロックは、完成後は、必要に応じて無効化、削除していただいて問題ありません。

出力値の出し方

[チャット送信]を開き、[メッセージ]に必要な出力値(後続の処理で利用する値、エラー関連の値等)を設定します。
VA実行時、下記のように出力されます。様々な値が取得できますので、お試しください。

スモールステップからはじめよう

VAを作成する際に、最初に大がかりにブロックを組んでしまいますと、どこでエラーが出たのか分かりません。まずは、スモールステップで、最小限のブロック構成のVAから始めましょう。

問題なく動くことを確認した後に、そのほかのブロックを追加する。
または処理終了ブロックを設定して下さい。

運用前段階での注意点

情報公開範囲は適切にしよう

VAは設定方法によっては、本来見せたくない人にも情報が見えてしまいます。
そのため、下記のような設定を意識してください。

VAを利用するルームを非公開にしてメンバー限定にする。
VAの利用制限を設定する。
VAフォームの公開範囲を設定する。
接続設定で利用するユーザーの権限を、VA利用者と同様のものにする(VA利用者が本来見てはいけない権限にはしない)

特に、ルームの「公開」設定は、全ユーザー、つまりテストユーザーや、外部に払い出しているユーザーにもルームが公開されるため、ご注意ください。
ルームを公開→非公開にすることは可能ですので、適宜設定してください。

本番データの扱いには気を付けよう

VAは連携サービス先を変更するブロック(作成、更新、削除等)もあります。本番環境を壊さないために、dejirenデータベース、若しくは他連携サービスに変更が入る処理を作成、改修する場合は、必ずテストデータ、環境を準備してください。
テスト環境での動作が実証できた後、本番運用テストとして、本番環境をご利用ください。
※本番環境ではテスト環境と異なる設定(アクセス権限等)も考えられるため、本番運用テストは該当環境に影響のないタイミングで行うことをお勧めします。