SPAってなんですか?

SPAってなんでしょうか?○○社発行の週刊誌?…違います!

ここでご紹介するSPAは、ウイングアーク1st株式会社が提供する文書の保管運用とデータ活用を支援するための文書管理ソリューションのことです。
※ 「スパ」ではありません。「エスピーエー」と読みます。

企業や自治体、学校など社会活動全般で日常的に発生し、流通する文書。

SPAが提供するソリューションは、「文書の情報を最大限引き出して活用を支援し、かつ文書の仕分けを自動化して安全に管理」する仕組みを実現します。

文書が持つ情報の価値を最大化し、その一方で文書の管理や運用にかかる煩雑さ・コストを最小化するソリューション、「文書の運用管理」と「文書の情報活用」にフォーカスしたソフトウェア、それがSPAです!

SPAの特長

文書の保管運用と情報活用を実現するSPA。4つの特長をご紹介します!

1.紙の文書に眠る情報をデータ化して業務の効率化に活用できる!

紙の文書をただ電子化しても、スキャンの作業に見合う効果が出たとは言えません。SPAで電子化した文書から日付や金額、名前などはもちろんのこと、文書特有のチェックボックスや丸囲いから意味のある情報を取り出してデータとして業務に活用しましょう。

2.電子化した文書の仕分け・保管を自動化、文書管理の工数を大幅に削減できる!

文書管理の手始めとして、どこにどの文書があるかを簡単に確実に把握できる必要があります。SPAは請求書を請求先ごとや請求月ごとに分けたり、あるいは1か所にまとめたりといった仕分けのルールを決めることができます。

文書は仕分けのルールに従って自動的に分類、管理されていきますので、「この文書どこに入れようかなー」とか「あの書類どこにいったのかなー…?」といったことはもう起こりません!

3.PDFやOffice文書もセキュアに保管・管理、電子保存の法的要件にも対応できる!

紙の文書に加えて、SPAはPDFやOffice文書もアーカイブすることができます。
紙もファイルも安全性が重要。

SPAは文書をセキュアに管理。誰がいつどの文書に何をしたかの操作や削除、運用期間後に削除する自動削除の内容もすべて記録しています。「誰が」「いつ」「どの文書を」「どうして」「どうなったか」を記録して文書のライフサイクルを正確・確実に管理します。

さらにSPAが管理するファイルの所在は特定できないよう隠蔽し、タイムスタンプ・電子署名と合わせて改ざんも防止!今後も需要が高まる電子保存やスキャナ保存の法的要件への対応もバッチリです。

4.あらゆる文書を簡単に検索、ファイルサーバーでは埋もれる情報も見つかる!

文書をファイルサーバーで管理してもファイル名や保存先は人によってバラバラ、探したくても検索に時間がかかって諦めてしまう…SPAではそんなことはありません。
文書の情報をデータ化する=探し出す情報がある!いろんな方法でSPAは文書を見つけ出すことができます。

業界、業務を問わず発生する文書保管・管理を簡単にして作業を効率化することに加え、文書内の情報をデータ化して一元的に管理、必要に応じて簡単に探し出し取り出せる利便性と、RPA等を活用した各業務システムとの連携による全社的なデータ活用、業務の効率化を実現できるソリューションです!

こんなSPAを使って、文書や書類に埋もれる情報をどう使うか、その結果何ができてどんなことがよくなるのか、をこのブログで発信していきたいと思います。

末永くお付き合いいただけると幸いです!

SPAをもっと知りたくなったら…

SPAホームページ

SPAが気になる、興味が出てきた、そんな方はぜひご覧ください!
SPAとは

SPA活用シーン

実際どんなことに使えるの?どう役に立つの?そんなギモンに「こんなシーンで使えそうですね!」のご提案です。
利用シーン

SPAマニュアル

本格的に、もっと詳しく知りたくなったらオンラインマニュアルもあります。
SPAの全体像や概要、使い方のシナリオをご紹介しています。

① SPA製品ガイド…SPAを知る
https://cs.wingarc.com/manual/ia/doc/cloud/manual/ja/1041910.html

② シナリオで学ぶ機能活用
https://cs.wingarc.com/manual/ia/doc/cloud/scenario/ja/1472478.html

SPA製品動作環境

いよいよ触ってみたい、試してみようか。でも何を用意すればいいんだろう…
SPAはソフトウェアです。オンプレミス環境で動くSPAとクラウドサービスのSPA Cloudがあります。
まずはどんな環境で使えるか、確認してみませんか?

自分で環境を作ってみよう…オンプレミスの動作環境はこちら
https://cs.wingarc.com/ja/system_requirement?brand=ia_o

クラウドで触ってみたい…クラウドの動作環境はこちら
https://cs.wingarc.com/ja/system_requirement?brand=ia_c